Langkah - Langkah Menuju Sertifikasi ISO 9001 : 2008

SIMAMUTU

Langkah - Langkah Menuju Sertifikasi ISO 9001 : 2008


PENGANTAR


Menerapkan sistem manajemen mutu (‘Simamutu’) ISO 9001 : 2008 bukan hanya sekedar membuat sistem dokumentasi dan “SOP” di atas sekian lembar halaman kertas. Jika hal ini yang dilakukan, sangatlah mudah. Tinggal pergi ke tempat photo copy, kemudian salinlah semua manual mutu, prosedur, working instruction dan berbagai formulir yang dibutuhkan, ketik ulang, kemudian sisipkan nama organisasi di sana. Maka hanya dalam hitungan hari semua dokumen itu lengkaplah sudah.

Sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008 adalah kegiatan dalam bidang penyusunan, penetapan, penerapan, pemeliharaan dan penyempurnaan berbagai aturan, proses, dan sumber daya yang diperlukan untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan persyaratan. Hal yang ‘sederhana’ ini tentu saja pada nyatanya tidaklah sesederhana itu, karena melibatkan proses ‘perubahan budaya’ yang melibatkan sekian banyak pihak yang berada di dalam organisasi.

Sebelum melangkah lebih jauh untuk merencanakan penerapan sitem manajemen mutu ISO 9001 : 2008, Manajemen hendaknya sudah memiliki pengetahuan dasar mengenai persyaratan system manajemen mutu ISO 9001 : 2008.


LANGKAH #1 :
KOMITMEN MANAJEMEN


KOMITMEN MANAJEMEN adalah syarat utama dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008. Karena sekian banyak aturan dan ketetapan yang dibuat di atas kertas tidak akan pernah bisa berjalan dengan efektif jika pihak manajemen tidak menghendakinya. Disamping itu, penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001: 2008 memerlukan sumber daya dan hal ini disediakan oleh pihak manajemen.


LANGKAH #2 :
GAP ANALYSIS


MANAJEMEN memerlukan gambaran yang menyeluruh mengenai kesenjangan yang ada antara sistem yang sudah berlaku sebelumnya dengan sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008.

Proses Analisis Kesenjangan (Gap Analysis) akan sangat membantu manajemen untuk mendapat gambaran awal tentang tindakan – tindakan apa saja yang harus dilakukan serta sumber daya apa saja yang harus disiapkan untuk mengatasi kesenjangan tersebut.


LANGKAH #3 :
MANAGEMENT REFRESENTATIVE



Manajemen harus membuktikan komitmennya dengan menunjuk seorang perwakilan manajemen.

Penerapan ISO 9001 : 2008 membutuhkan team yang terdiri dari wakil – wakil setiap fungsi dari organisasi yang dikoordinir oleh seorang management refresentative. Team ini harus bekerjasama secara sinergis dan saling memberi masukan dalam pengaturan setiap proses. Jadi pada dasarnya, setiap pengaturan proses itu dirancang, ditetapkan, diterapkan, dipelihara dan disempurnakan oleh organisasi itu sendiri dengan mengacu kepada persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008.


LANGKAH #4 :
TRAINING ISO 9001 : 2008


Penerapan ISO 9001 : 2008 hanya dapat dilakukan jika seluruh personil yang berkaitan memiliki pemahaman yang memadai tentang sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008.Untuk mendapatkan pemahaman tersebut diperlukan training. Beberapa materi training yang dibutuhkan diantaranya adalah :

* Pengenalan ISO 9001

* Konsep dasar system manajemen mutu

* Persyaratan-persyaratan ISO-9001

* Gap Analysis Process

* Dokumentasi :
- Misi, Visi, Kebijakan Mutu
- Manual Mutu
- Prosedur
- Working Intruction
- form.


LANGKAH #5 :
MENETAPKAN KEBIJAKAN MUTU


Kebijakan mutu adalah manifestasi dari komitmen manajemen berkenaan dengan mutu dalam bentuk tertulis.

Kebijakan mutu harus mengandung paling tidak komitmen untuk memenuhi persyaratan produk dan komitmen untuk meningkatkan mutu secara sistematis dan berkesinambungan.
Contoh :

“ XYZ akan meningkatkan mutu dan kinerja secara sistematis dan berkesinambungan untuk menghasilkan produk yang sesuai atau melebihi persyaratan pelanggan “

Kebijakan mutu harus disosialisasikan kepada seluruh lapisan karyawan, tidak hanya ditulis dengan indah di atas selembar kertas dengan figura yang mahal. Pihak manajemen bertanggung jawab untuk memberikan keteladanan bagi semua karyawan untuk menanamkan kesadaran akan pentingnya menerapkan sistem manajemen mutu untuk mencapai kepuasan pelanggan dengan penyempurnaan yang sistematis dan berkesinambungan.


LANGKAH #6 :
MAP BUSINESS PROCESS


Bertujuan untuk memetakan dan mengetahui proses-proses apa saja yang dilakukan organisasi dan bagaimana hubungan serta interaksi antar proses tersebut.


Ada berbagai metoda untuk memetakan proses, diantaranya dengan cara mengikuti alur dari input awal yang diterima organisasi sampai dikeluarkan output akhir yang dihasilkan oleh organisasi dan diterima pelanggan. Pemetaan proses sebaiknya dilakukan bersama-sama oleh team yang terdiri dari wakil setiap fungsi


LANGKAH #7 :
ANALISA PROSES


Setelah setiap proses teridentifikasi, proses itu kemudian dianalisa. Analisa Proses sebaiknya dilakukan bersama dengan :

- Supplier
- Pelaku
- Customer
- Pihat terkait lainnya.


LANGKAH #8 :
PENETAPAN SASARAN MUTU


Penetapan sasaran mutu sangat erat kaitannya dengan perbaikan-perbaikan proses yang ingin dilakukan. Apa yang ingin dicapai, misalnya, dengan memperbaiki proses produksi? berapa persen tingkat reject harus diturunkan? Berapa persen frekwensi komplain ingin diturunkan? Dan sebagainya.

Sistem manajemen mutu ISO-9001 : 2008 mensyaratkan agar sasaran mutu bersifat terukur, dibuat pada semua fungsi dan tingkatan organisasi dengan mengacu pada sasaran mutu berskala organisasi.


LANGKAH #9 :
PENETAPAN PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

Prosedur ini dibuat sebelum menerbitkan berbagai prosedur lain. Prosedur ini adalah 'prosedur untuk mengatur prosedur'.


LANGKAH #10 :
PENETAPAN PROSEDUR PENGENDALIAN CATATAN


Pada umumnya setiap proses akan menghasilkan berbagai bentuk 'catatan' atau 'record'. Catatan-catatan tersebut harus dikendalikan. Pengendalian yang dimaksud mencakup penyimpanan, pengarsipan agar mudah ditemukan dan mudau untuk dikendalikan.


LANGKAH #11 :
PENETAPAN ATURAN UNTUK SETIAP PROSES


Langkah ini terkait langsung dengan langkah #6 dan langkah # 7. Setelah proses teridentifkasi pada langkah # 6, kini saatnya membuat aturan untuk setiap proses dengan mempertimbangkan kebutuhan perbaikan yang diperoleh sebagai hasil analisa pada langkah # 7. Aturan dapat berupa prosedur, instruksi kerja, standar atau bentuk dokumentasi lain.


LANGKAH #12 :
PENYUSUNAN PROSEDUR LAINNYA


Disamping prosedur-prosedur untuk proses inti dan pendukung, beberapa prosedur lain juga dibutuhkan untuk membangun sistem manajemen mutu , sekaligus untuk memenuhi persyaratan ISO-9001 : 2008.


LANGKAH #13.
PENERAPAN ATURAN PROSES


Prosedur-prosedur baru akan menuntut perubahan cara kerja yang lama. Hal ini biasanya tidak berjalan dengan mudah karena menyangkut masalah budaya. Untuk itu fungsi pendidikan dan pelatihan untuk menanamkan kesadaran kepada seluruh lapisan sangat diperlukan.

Semua pihak terkait harus diberi kesadaran mengapa perubahan harus dilakukan, apa manfaat dari perubahan dan apa konsekwensi dari tidak melakukan perubahan.

Ada baiknya tidak menerapkan beberapa prosedur baru sekaligus. Lakukan secara bertahap dan berkesinambungan.


LANGKAH #14.
AUDIT MUTU INTERNAL

Audit mutu internal adalah bentuk dari pemantauan secara berkala untuk mengetahui efektifitas dari penerapan prosedur.


LANGKAH #15
MANAGEMENT REVIEW

Untuk dapat diaudit oleh badan sertifikasi, organisasi perlu melakukan minimal satu siklus audit mutu internal dan tinjauan manajemen.

Tinjauan manajemen lazimnya dilakukan dalam bentuk rapat tinjaun manajemen. Dalam rapat ini setiap fungsi melaporkan perkembangan dari penerapan ISO-9001 di fungsinya masing-masing.


LANGKAH #16 :
MEMILIH BADAN SERTIFIKASI


Ada beberapa badan sertifikasi dengan kelebihan dan kekurangannya masing – masing. Setiap badan sertifikasi memiliki pelayanan yang seringkali berbeda.


LANGKAH #17 :
PROSES SERTIFIKASI

Sertifikasi adalah proses audit yang dilakukan oleh auditor dari badan sertifikasi yang telah dipilih oleh organisasi. Bila Auditor menganggap bahwa organisasi belum memenuhi persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008 auditor akan meminta untuk dilakukan perbaikan . Apabila Auditor menganggap organisasi telah memenuhi persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008 maka organisasi akan mendapat sertifikat ISO 9001 : 2008.